Fiets van de zaak en reiskostenvergoeding: Hoe ga je ermee om?

Fiets van de zaak en fiscale bijtelling
Steeds meer werkgevers stellen een fiets ter beschikking aan hun werknemers. Daarvan is sprake als: 

• De werkgever een fiets least 
• De werkgever een fiets koopt 
• De werknemer een fiets least en de werkgever vergoedt de kosten 

Dit geldt voor (elektrische) fietsen en speed pedelacs. Als je een fiets ter beschikking stelt aan een werknemer voor woon-werkverkeer, pas je de fiscale bijtelling van 7% toe. De belastingdienst gaat er vanuit dat de fiets ook privé zal worden gebruikt. Het privégebruik wordt gezien als loon in natura en is 7% van de nieuwwaarde inclusief BTW. Je kunt dit op drie manieren verwerken in de administratie: 

• De 7% bijtelling wordt jaarlijks opgeteld bij het loon van de werknemer.  
• Of het wordt verrekend met het brutoloon van de werknemer.  
• Of de bijtelling wijs je toe als eindheffingsloon en breng je ten laste van de vrije ruimte. 

Treedt de werknemer uit dienst en wil hij de fiets overnemen? Dan betaalt hij de economische waarde van de fiets. Na vijf jaar rekent de Belastingdienst dat de restwaarde van de fiets nihil is en is de fiets van de werknemer.  

Uitdaging bij gedeeld gebruik
Tijdens het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer ontvangt de werknemer geen aparte reiskostenvergoeding. Het wordt wat ingewikkelder wanneer de werknemer de fiets van de zaak niet elke dag gebruikt, bijvoorbeeld als hij een paar dagen per week of af en toe met de eigen auto naar het werk gaat (bijvoorbeeld bij regen). Als werkgever wil je dan een onbelaste reiskostenvergoeding geven. Hoe ga je hiermee om? 

Fietsdagen en autodagen
Op dagen dat de werknemer met de fiets van de zaak naar het werk komt, mag je geen onbelaste reiskostenvergoeding geven. Komt de werknemer met de eigen auto, dan mag je wel een onbelaste reiskostenvergoeding geven van maximaal €0,21 per kilometer. Deze vergoeding kan op declaratiebasis of als vaste reiskostenvergoeding worden toegekend. Je moet wel aannemelijk maken dat de werknemer een ander vervoermiddel gebruikt dan de fiets van de zaak. 

Vereenvoudiging om administratieve lasten te verminderen
In de praktijk leidt dit tot aanzienlijke administratieve lasten. Om het te vereenvoudigen, is het mogelijk om individuele afspraken te maken over het aantal dagen per week dat de werknemer met de fiets van de zaak reist en het aantal dagen met de eigen auto. Deze afspraken vormen de basis voor het bepalen van de reiskostenvergoeding. Belangrijk is dat deze afspraken zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer en dat ze realistisch zijn. Een incidentele afwijking van deze afspraken hoeft niet te leiden tot aanpassing van de vergoeding. 

Hulp nodig?
Heb je nog vragen over deze regeling, of hulp nodig bij het vereenvoudigen van jouw administratie? Wij helpen je graag verder.